9 bí quyết đàm phán, thuyết phục để khách hàng hài lòng

Đàm phán có vai trò lớn trong công việc, đặc biệt trong kinh doanh. Hãy cùng khám phá 9 bí quyết đàm phán, thuyết phục dưới đây.

1. Tầm quan trọng của bí quyết đàm phán, thuyết phục khách hàng

Đàm phán là quá trình tương tác giữa hai hoặc nhiều bên có mục tiêu đạt được một thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề chung. Bí quyết đàm phán là tập hợp các nguyên tắc và phương pháp được áp dụng trong quá trình đàm phán để đạt được kết quả tốt nhất.

Bí quyết đàm phán, thuyết phục vô cùng quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện nay. Giả sử bạn là một nhà sản xuất và kinh doanh đồ điện tử. Bạn muốn đạt được hợp đồng cung cấp sản phẩm của mình cho một công ty bán lẻ lớn. Trong quá trình đàm phán và thuyết phục, bạn thể hiện sự hiểu biết về nhu cầu và mong đợi của công ty bán lẻ. Bằng cách tìm hiểu kỹ về sản phẩm, cách nó có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, bạn xây dựng một lập luận logic và thuyết phục về việc sản phẩm của bạn là lựa chọn tốt nhất cho công ty bán lẻ.

Nó có thể bao gồm thông tin về chất lượng cao, tính năng tiên tiến, độ tin cậy,  dịch vụ hậu mãi tốt. Bạn cũng lắng nghe chân thành phản hồi từ công ty bán lẻ, tận dụng cơ hội để giải quyết các thắc mắc và yêu cầu của họ một cách linh hoạt, sáng tạo. Kết quả là thông qua quá trình đàm phán và thuyết phục tốt, bạn thể hiện được khả năng tạo giá trị và giải quyết vấn đề cho công ty bán lẻ. Từ đó bạn đạt được hợp đồng cung cấp sản phẩm. Điều này không chỉ giúp bạn đạt được lợi ích kinh doanh và tăng doanh số bán hàng, mà còn thiết lập một mối quan hệ lâu dài với khách hàng, tạo điều kiện cho việc hợp tác và phát triển trong tương lai.

Như vậy, bằng đàm phán, thuyết phục, chúng ta đưa ra các giá trị và lợi ích độc đáo của sản phẩm/dịch vụ, thuyết phục khách hàng chọn chúng ta thay vì các đối thủ khác. Bí quyết đàm phán và thuyết phục khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ và đạt được thành công kinh doanh. Nó giúp bạn có cơ hội xây dựng lòng tin và tạo mối quan hệ bền vững với khách hàng, tạo sự khác biệt và cạnh tranh; tăng khả năng bán hàng và doanh số, xây dựng hình ảnh và uy tín cho doanh nghiệp.

2. 9 bí quyết đàm phán, thuyết phục bạn nên biết

Bí quyết 1: Nắm vững thông tin về khách hàng

Đây là một trong những yếu tố quan trọng để thành công trong quá trình đàm phán. Việc hiểu rõ về khách hàng không chỉ giúp bạn đáp ứng nhu cầu của họ một cách tốt nhất, mà còn tạo ra sự tin tưởng.

Trước khi bắt đầu đàm phán với một khách hàng tiềm năng, theo các chuyên gia, bạn cần nắm vững thông tin về khách hàng đó, những thách thức và cơ hội mà khách hàng đang đối mặt; sử dụng thông tin về khách hàng để xây dựng lập luận thuyết phục…

Bí quyết 2: Xác định mục tiêu đàm phán, thuyết phục

Để đạt được kết quả tốt trong quá trình đàm phán, việc xác định mục tiêu đàm phán là điều vô cùng quan trọng. Nếu không biết rõ mình muốn gì, chúng ta sẽ rơi vào tình trạng đạt được kết quả không như ý hoặc thậm chí không đạt được kết quả nào cả. Đó là lý do tại sao việc xác định mục tiêu đàm phán và duy trì sự tập trung vào mục tiêu trong suốt quá trình đàm phán rất cần thiết.

Mục tiêu đàm phán giúp chúng ta biết chính xác những gì chúng ta muốn đạt được và hướng dẫn cho các bước tiếp theo. Nó giúp tập trung vào những yếu tố quan trọng và tránh lạc lối trong cuộc đàm phán. Mục tiêu cũng tạo động lực và định hình hành động, đảm bảo rằng chúng ta không trở nên mơ hồ hoặc lúng túng trong quá trình đàm phán.

Mục tiêu đàm phán, thuyết phục có thể thay đổi tùy thuộc vào từng trường hợp và khách hàng cụ thể. Đối với mỗi đối tác khách hàng, bạn cần tìm hiểu mục tiêu của họ, những yếu tố quan trọng và sự ưu tiên. Sau đó, điều chỉnh mục tiêu của bạn để phù hợp với tình huống cụ thể và tạo ra giá trị cho khách hàng.

Bí quyết 3: Tạo sự kết nối, tạo niềm tin

Để tạo sự kết nối, trước hết cần tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu, có thể bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ. Khi bạn bắt đầu cuộc đàm phán, điều quan trọng là thiết lập một kết nối mạnh mẽ với đối tác của mình. Sau đó, bạn có thể chuyển sang nội dung đàm phán và bắt đầu thảo luận về chủ đề chính. Hãy lưu ý rằng không có cơ hội thứ hai để tạo sự ấn tượng ban đầu.

Bí quyết 4: Tìm hiểu về sản phẩm/dịch vụ, đối thủ cạnh tranh

Bạn tìm hiểu đầy đủ những thông tin như công dụng và đặc tính, xu hướng biến động cung cầu, giá cả, các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng…

Đồng thời là tìm hiểu về đối thủ của mình, xem xét những gì họ đang làm, sản phẩm/dịch vụ mà họ cung cấp, cách thức họ tiếp cận khách hàng… Sau đó, hãy đánh giá một cách tổng thể những điểm mạnh và điểm yếu của bạn so với đối thủ cạnh tranh, tập trung vào những gì bạn làm tốt hơn họ và tìm cách nâng cao những yếu tố này để tạo ra sự khác biệt. Với các lỗ hổng và điểm yếu, bạn tìm cách khắc phục chúng để đạt được sự cạnh tranh tốt hơn.

Bằng cách nhìn nhận một cách toàn diện về đối thủ cạnh tranh, bạn có thể xây dựng một chiến lược đàm phán hiệu quả.

Bí quyết 5: Tạo giá trị và giải pháp cho khách hàng

Một bí quyết đàm phán, thuyết phục quan trọng giúp đạt thành công, đó chính là cần nhấn mạnh, đưa ra được giá trị, giải pháp cho khách hàng, trên cơ sở đã xác định được vấn đề họ đang gặp phải. Chúng ta cần tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp giải pháp phù hợp, đưa ra giá trị cho khách hàng thông qua sản phẩm/dịch vụ và các ưu đãi hấp dẫn…

Bí quyết 6: Lắng nghe và đáp ứng phản hồi của khách hàng

Trong quá trình đàm phán, việc lắng nghe đòi hỏi khả năng phân biệt tâm trạng và thái độ của khách hàng, đối tác. Quan sát xem họ có dấu hiệu quá phấn khích, hào hứng, tức giận hay thất vọng không. Điều quan trọng là bạn cần chứng minh cho đối tác thấy rằng bạn luôn lắng nghe và quan tâm đến những gì họ nói, chú ý phân tích và hiểu rõ những động cơ và mong muốn mà đối tác đang đàm phán.

Trong khi lắng nghe, theo các chuyên gia, cần đảm bảo bạn tạo ra một môi trường an toàn và tôn trọng để đối tác cảm thấy thoải mái chia sẻ. Bạn có thể sử dụng kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ, chủ động và hỏi câu hỏi để thể hiện sự quan tâm và sự chú ý đến đối tác.

Muốn lắng nghe có hiệu quả bạn cần loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng, phát tín hiệu thể hiện đang lắng nghe, bộc lộ thái độ chia sẻ, không cắt ngang, không phát biểu giúp (nói leo) khi bên kia gặp khó khăn trong diễn đạt; không vội phán quyết; yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ…

Bí quyết 7: Lập luận logic, diễn đạt rõ ràng

Chẳng hạn, thay vì nói rằng quan điểm của bạn khác biệt, hãy tập trung vào việc bổ sung và nhấn mạnh một khía cạnh mới. Thay vì chỉ nhận định rằng đối tác có quan điểm sai lầm, hãy nhìn nhận rằng đó là một quan điểm đúng, nhưng có thể cần mở rộng hoặc đảo ngược để xem như thế nào.

Trong khi tranh luận hoặc đàm phán về giá cả, hãy tránh nói rằng chỉ tập trung vào giá sẽ không đạt được kết quả. Thay vào đó, hãy đề xuất mở rộng phạm vi đàm phán bằng cách bàn luận về chất lượng sản phẩm, hình thức giao hàng, hoặc phương thức thanh toán. Bằng cách này, nếu đối tác được ấn tượng bởi những gì bạn đề xuất, việc thương thảo giá cả sẽ trở nên ít căng thẳng hơn và có cơ hội đạt được sự đồng thuận.

Bí quyết 8: Tự tin và kiên nhẫn

Trong quá trình đàm phán, bạn có thể gặp phải nhiều thử thách và khó khăn. Đôi khi tiến trình đàm phán có thể gặp sự chống đối hoặc không đạt được đồng thuận ngay lập tức. Tuy nhiên, người đàm phán thành công không bỏ cuộc mà tự tin, kiên nhẫn đối mặt với những trở ngại.

Quá trình đàm phán có thể kéo dài và đòi hỏi sự kiên nhẫn, nhưng điều đó cũng tạo ra cơ hội để khám phá các lợi ích chung và đạt được thỏa thuận tốt nhất cho cả hai bên.

Bí quyết 9: Tạo mối quan hệ lâu dài

Trong đàm phán kinh doanh, theo nhiều chuyên gia, chúng ta cần tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ lâu dài thay vì chỉ nhìn vào kết quả ngắn hạn, hay cụ thể hơn là không nên để nảy sinh cảm giác thắng bại tạm thời. Bởi các bên đều hướng đến đạt được một thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề chung.

Chỉ khi bạn định hướng cho sự phát triển và hợp tác lâu dài, bạn mới có thể tiếp tục kinh doanh có tính bền vững và đạt được thành công trên thị trường.

3. Cách để có được các bí quyết đàm phán, thuyết phục hiệu quả

Có nhiều cách giúp bạn học hỏi, trau dồi và áp dụng các bí quyết trên một cách bài bản, nghiêm túc trong kinh doanh. Bài viết này giới thiệu đến các bạn một trong số đó chính là theo đuổi ngành Kinh doanh thương mại tại Trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội (HCCT) bởi những ưu thế nổi bật sau đây.

Chương trình học được thiết kế nhằm cung cấp cho người học những kiến thức bài bản về kinh doanh thương mại, trong đó có giao tiếp trong kinh doanh nói chung và kỹ năng đàm phán nói riêng. Người học được giới thiệu với các nội dung bao gồm nguyên lý cơ bản của giao tiếp và đàm phán kinh doanh, mô hình đàm phán, kiểu đàm phán, một số chiến lược, chiến thuật đàm phán cơ bản, các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán, công tác tổ chức chuẩn bị đàm phán, các kỹ thuật sử dụng trong giai đoạn đàm phán và kết thúc đàm phán; các vấn đề về văn hóa trong đàm phán…

Chẳng hạn với giao tiếp, đàm phán bằng điện thoại, sinh viên áp dụng các bí quyết đàm phán, rèn luyện các kỹ năng qua các tình huống cụ thể như tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi? Thể hiện sự sẵn lòng nghe, mỉm cười khi nói chuyện điện thoại, sẵn sàng ghi chép khi điện thoại… Người học biết lập mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán; những điểm cơ bản để tránh lỗi thông thường như không ngắt lời bên kia, tích cực nghe, đặt các câu hỏi mở có mục đích để tạo sự hiểu biết…

Nếu bạn muốn có được những bí quyết ấy để thành công hơn trong kinh doanh, phát triển bản thân, hãy liên hệ HCCT nhé!

Chúc bạn thành công trong việc tìm hiểu và áp dụng những bí quyết này để đạt được sự hài lòng của khách hàng, đối tác trong quá trình đàm phán và thuyết phục cũng như trong mọi công việc của mình.

Người thực hiện: Minh Thúy