Công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn bao gồm những gì?

Nhu cầu vui chơi, giải trí, du lịch, nghỉ dưỡng ngày càng gia tăng, kéo theo các dịch vụ đặt phòng khách sạn phát triển không ngừng, đòi hỏi số lượng nhân viên trong ngành này cũng tăng cao, ở mỗi vị trí sẽ đảm nhận công việc khác nhau, trong ngành du lịch, nhà hàng, khách sạn thì nhân viên lễ tân, đặt phòng khách sạn là vị trí vô cùng quan trọng và không thể thiếu. Vậy cụ thể, công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn bao gồm những gì? Hãy cùng trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội (HCCT) tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây!

Nhân viên đặt phòng khách sạn là làm gì?

Nhân viên đặt phòng khách sạn (Reservation Officer) là người trực tiếp tiếp nhận, checkin, checkout cho khách hàng vào hệ thống quản lý hàng ngày. Bên cạnh đó, họ cũng cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo quy trình kinh doanh và chất lượng dịch vụ khách sạn luôn đạt chuẩn cao nhất. 

Đặc biệt, khi khách hàng đặt phòng qua số điện thoại hoặc các trang web du lịch trực tuyến (OTA), nhân viên đặt phòng là “điểm chạm” đầu tiên trong quá trình trải nghiệm của khách hàng. Chính vì vậy, vị trí này không chỉ là gương mặt đại diện của khách sạn mà còn là người thể hiện trực tiếp chất lượng phục vụ và đem lại sự hài lòng của khách hàng.

Công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn gồm những gì?

Để bạn dễ hình dung về vị trí này hơn, dưới đây là các công việc cụ thể của nhân viên đặt phòng khách sạn mà bạn có thể tham khảo.

Thực hiện quy trình tiếp nhận đặt phòng

Quy trình tiếp nhận đặt phòng là một công đoạn quan trọng, yêu cầu sự tỉ mỉ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Nhân viên đặt phòng chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý mọi yêu cầu đặt phòng qua điện thoại, email, OTA, TA, luôn linh hoạt trong việc bán các phòng trống và đảm bảo xử lý mọi booking trong thời gian sớm nhất. 

Nhân viên đặt phòng cần tuân thủ chính xác quy trình đặt phòng, hỏi khách về các thông tin như số người, loại phương tiện mà khách dùng là gì, loại phòng mà khách đặt, ngày khách check-in,… Mọi thông tin của khách hàng cần được ghi nhận đầy đủ và chính xác, sau đó chuyển giao kịp thời cho các bộ phận liên quan để chuẩn bị tiếp đón và phục vụ khách hàng chu đáo nhất. 

Công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn cần chú ý đến các yêu cầu đặc biệt như đặt phòng VIP, khách hàng trung thành, khách công ty… để xếp phòng sao cho hợp lý. Đồng thời, bạn cũng cần am hiểu sâu sắc về các dịch vụ, chương trình ưu đãi theo mùa và các chính sách cho từng đối tượng khách hàng để giới thiệu chính xác dịch vụ và tạo ấn tượng tốt với khách ngay từ khi đặt phòng.

Xác nhận, sửa đổi, hủy đặt phòng

Xác nhận, sửa đổi và hủy đặt phòng là những bước quan trọng trong quy trình quản lý đặt phòng, đảm bảo sự chính xác và hài lòng tối đa cho khách hàng. Nhân viên đặt phòng sẽ xác nhận thông tin đặt phòng với khách hàng theo quy định riêng của từng khách sạn, thường là trước 3 ngày check-in đối với khách lẻ và 15 ngày đối với khách đoàn, thông qua cuộc gọi điện thoại hoặc email xác nhận. 

Xác nhận là bước cần thiết để chắc chắn rằng khách sẽ đến nhận phòng đúng hẹn. Đồng thời, nhân viên đặt phòng luôn sẵn sàng hỗ trợ, sửa đổi hoặc hủy đặt phòng nếu khách thay đổi kế hoạch.

Khi nhận được yêu cầu sửa đổi hoặc hủy phòng từ khách, nhân viên sẽ xử lý nhanh chóng, tuân thủ quy trình của khách sạn. Mọi thay đổi phải được cập nhật vào hệ thống chính xác để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh phòng nhằm duy trì sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong quản lý dịch vụ.

Tổng hợp tình hình đặt phòng trong ngày

Việc tổng hợp tình hình đặt phòng trong ngày là một nhiệm vụ quan trọng, đảm bảo sự suôn sẻ trong quy trình đón tiếp khách. Nhân viên đặt phòng khách sạn sẽ tổng hợp danh sách khách dự kiến check-in và checkout từ phần mềm quản lý, chuyển cho tổ lễ tân để chuẩn bị tiếp đón khách và chuẩn bị hồ sơ thanh toán. 

Đồng thời, bộ phận buồng phòng sẽ nhận được kế hoạch dọn phòng hợp lý để đáp ứng yêu cầu của khách. Với những yêu cầu đặt phòng đặc biệt như cho khách VIP, khách Honeymoon, cần thông báo sớm cho bộ phận buồng phòng để chuẩn bị tiếp đón chu đáo và kịp thời.

Cập nhật hồ sơ đặt phòng

Công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn cũng bao gồm việc cập nhật hồ sơ đặt phòng, phối hợp với nhân viên lễ tân để lưu trữ thông tin sử dụng dịch vụ của khách trong suốt thời gian lưu trú. Những thông tin này sẽ được sử dụng để triển khai các dịch vụ cá nhân hóa, khuyến mãi sau này, nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đồng thời, hồ sơ của khách công ty cũng cần được cập nhật thường xuyên để phục vụ tốt hơn trong các lần đặt phòng tiếp theo.

Các công việc khác

Ngoài ra, nhân viên đặt phòng phối hợp với các bộ phận khác để xử lý yêu cầu của khách, kịp thời báo cáo các phản hồi hay phàn nàn về chất lượng dịch vụ lên quản lý. Họ cũng có nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới khi có yêu cầu, ghi chép thông tin làm việc vào sổ Logbook và bàn giao công việc vào cuối ca. 

Nhân viên được tham gia đầy đủ các cuộc họp bộ phận và các khóa bồi dưỡng để không ngừng nâng cao kỹ năng và chất lượng công việc. Cuối cùng, họ sẽ thực hiện mọi yêu cầu công việc khác khi được cấp trên giao phó.

Một số yêu cầu về vị trí công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn

Vị trí nhân viên đặt phòng được coi là gương mặt đại diện của khách sạn, vì vậy yêu cầu đối với công việc này không chỉ đòi hỏi kỹ năng chuyên môn mà còn cần sự tinh tế và khả năng giao tiếp xuất sắc. Nếu bạn đang cân nhắc công việc này, hãy xem xét những yếu tố sau để tự đánh giá xem mình có phù hợp hay không.

Ngoại hình là một lợi thế

Ngoại hình là yếu tố không thể thiếu để tạo ấn tượng tốt trong công việc, đặc biệt trong ngành dịch vụ. Với vị trí nhân viên đặt phòng, ngoại hình đẹp và chỉn chu không chỉ giúp ghi điểm với khách hàng mà còn giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn. Đây là yếu tố mở đầu cho mỗi cuộc giao tiếp và giúp tạo thiện cảm ngay từ lần gặp đầu tiên.

Có kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xử lý tình huống tốt, biết nhiều ngôn ngữ là một lợi thế

Trong ngành dịch vụ thì giao tiếp là chìa khóa để tạo điểm chạm tới khách hàng. Nhân viên đặt phòng khách sạn cần có kỹ năng giao tiếp lưu loát, khéo léo để xử lý mọi tình huống êm đẹp và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi gặp phải những tình huống khó khăn hay khách hàng khó tính, khả năng ăn nói và xử lý tình huống khéo léo sẽ giúp công việc của bạn diễn ra suôn sẻ.

Ngoài ra, tại những khu vực thành phố thì các chuỗi khách sạn quốc tế ngày càng phát triển, nên việc thành thạo ngoại ngữ là một lợi thế vô cùng quan trọng. Nếu bạn có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác, bạn sẽ dễ dàng chào đón và phục vụ khách quốc tế, đồng thời giới thiệu các dịch vụ một cách chuyên nghiệp và tự tin.

Không phải vị khách quốc tế nào cũng sử dụng được tiếng Anh, vậy nên, thay vì dùng Google dịch thì bạn hãy trang bị cho mình một chút tiếng Trung, Nga, Nhật, Tây Ban Nha,… Khi đó, cơ hội phát triển nghề nghiệp lâu dài trong ngành khách sạn và sự hài lòng của khách hàng sẽ tăng đáng kể. 

Luôn thân thiện, tươi cười với khách

Trong ngành dịch vụ, đặc biệt là khách sạn, hình ảnh của cơ sở lưu trú được xây dựng từ những chi tiết nhỏ và thái độ của nhân viên được nhắc đến đầu tiên. Nhân viên đặt phòng không chỉ là người tiếp đón khách, mà còn là gương mặt đại diện cho khách sạn. Chính vì vậy, sự thân thiện, hòa nhã và luôn tươi cười là yếu tố không thể thiếu. 

Một nụ cười chân thành và thái độ thân thiện tạo ra không gian vui vẻ, gần gũi cho khách, giúp họ cảm thấy thoải mái và hài lòng ngay từ giây phút đầu tiên. Không ai muốn đến một khách sạn nơi mà nhân viên có thái độ cau có hay khó chịu, vì vậy sự mến khách chính là chìa khóa để xây dựng hình ảnh khách sạn thân thiện và chuyên nghiệp.

Chính xác, tỉ mỉ trong quá trình làm việc

Ngoài thái độ thân thiện, sự chính xác và tỉ mỉ trong công việc là yêu cầu bắt buộc. Một sai sót nhỏ trong quá trình xử lý đặt phòng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến cả khách hàng và hoạt động kinh doanh của khách sạn. Thậm chí, những lỗi không đáng có có thể khiến bạn phải chịu trách nhiệm bồi thường hoặc nặng hơn là mất việc. 

Do đó, nhân viên đặt phòng cần phải có thái độ làm việc nghiêm túc, kiểm tra kỹ lưỡng từng thông tin, giao dịch để đảm bảo không có sai sót nào xảy ra. Chỉ khi làm việc với sự cẩn thận và tỉ mỉ, bạn mới có thể duy trì chất lượng dịch vụ cao và uy tín của khách sạn. 

Nắm rõ quy trình làm việc và các phần mềm, công cụ hỗ trợ

Việc nắm vững quy trình làm việc và hiểu rõ đặc thù công việc là yếu tố quan trọng giúp nhân viên đặt phòng làm việc suôn sẻ. Khi bạn thông thạo các bước và quy trình đặt phòng, mọi công việc sẽ được xử lý nhanh chóng và chính xác, tránh những sự cố không đáng có và giúp các bộ phận buồng phòng, lễ tân làm việc hiệu quả, chính xác hơn.

Phối hợp với các bộ phận khác để xử lý công việc sao cho ăn ý

Bên cạnh đó, khả năng phối hợp linh hoạt và chặt chẽ với các bộ phận khác trong khách sạn là điều không thể thiếu để tạo nên một hệ thống làm việc linh hoạt và bền vững. Mỗi bộ phận trong khách sạn có vai trò riêng nhưng đều hướng đến một mục tiêu chung.

Với công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn, việc phối hợp với bộ phận lễ tân và các bộ phận liên quan là cực kỳ quan trọng để quy trình đón tiếp và phục vụ khách luôn diễn ra chỉn chu nhất.

Mức lương cho công việc của nhân viên đặt phòng khách sạn

Mức lương của nhân viên đặt phòng khách sạn có sự biến động tùy thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí làm việc, quy mô khách sạn và đặc thù công việc. Hiện nay, mức lương cơ bản của vị trí này dao động từ 7 – 13 triệu đồng mỗi tháng, chưa bao gồm các khoản trợ cấp và thưởng. Do tính chất công việc khác nhau, mức lương của nhân viên đặt phòng khách sạn có thể thay đổi theo từng thời điểm hoặc tình hình kinh doanh của khách sạn.

Dù mức lương cơ bản không quá cao, nhưng công việc trong ngành dịch vụ lại mang đến nhiều cơ hội thu nhập khủng thông qua các khoản thưởng, phụ cấp và chính sách khuyến khích của từng công ty. Chính vì vậy, nghề nhân viên đặt phòng khách sạn không chỉ là công việc ổn định mà còn chứa đựng tiềm năng phát triển và thu nhập hấp dẫn, phù hợp với những ai đam mê theo đuổi ngành nghề này.

Cập nhật thông tin mới nhất hàng ngày tại fanpage chính thức của HCCT:

https://www.facebook.com/hcct.edu.vn