Tổng hợp các thuật ngữ viết tắt trong khách sạn bạn cần biết

Trong lĩnh vực du lịch, khách sạn, có rất nhiều thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng để mô tả các dịch vụ, quy trình và vai trò khác nhau dưới dạng các chữ cái tiếng Anh viết tắt. Dưới đây là một số thuật ngữ viết tắt trong khách sạn mà trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội (HCCT) đã tổng hợp được. 

Tầm quan trọng của các thuật ngữ viết tắt trong khách sạn

Dù bạn là sinh viên ngành quản trị khách sạn được đào tạo chính quy hay học tại các trường cao đẳng, thì khi bước chân vào môi trường làm việc thực tế, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng thuật ngữ chuyên ngành là một phần cơ bản khi theo đuổi ngành học này. Những thuật ngữ viết tắt trong khách sạn có thể khiến bạn bỡ ngỡ trong thời gian đầu, đặc biệt là khi mới tiếp xúc với các sản phẩm của du lịch, điều hành tour hay giao tiếp với du khách quốc tế.

Để làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và tăng cơ hội thăng tiến, bạn cần chủ động tìm hiểu, nắm vững những thuật ngữ viết tắt trong khách sạn trước khi chính thức bước vào nghề. Ở Việt Nam, các thuật ngữ chuyên ngành khách sạn bao gồm những từ vựng, cụm từ hoặc các ký hiệu viết tắt bằng tiếng Anh.

Các thuật ngữ viết tắt trong khách sạn

Thông thường, các thuật ngữ viết tắt trong khách sạn đều được lấy từ tiếng Anh. Để thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, người ta đã chọn viết tắt các thuật ngữ. Dưới đây là các thuật ngữ được phân theo từng bộ phận, từng chức năng.

Thuật ngữ liên quan tới quy trình tiếp nhận khách (Front Desk Operations)

• Front Desk (Quầy lễ tân): Là bộ phận gặp mặt khách hàng đầu tiên của khách sạn, nơi tiếp nhận khách, hỗ trợ check-in, check-out, giải đáp thắc mắc và cung cấp các dịch vụ cần thiết.
• Check-in / Check-out: Thuật ngữ mô tả quá trình nhận phòng (check-in) và trả phòng (check-out) của khách.
• Reservation (Đặt phòng): Quy trình khách đặt phòng của khách trước khi đến khách sạn, có thể được thực hiện qua website, hotline.
• Walk-in: Khách đến trực tiếp mà không đặt phòng trước.
• Walk-up Rate: Mức giá áp dụng cho khách không đặt trước. Đôi khi giá này có thể cao hơn so với giá đặt trước qua các kênh trực tuyến.
• VIP (Very Important Person): Những khách hàng đặc biệt quan trọng, thường là khách hàng thân thiết hoặc khách cấp cao, được hưởng nhiều đặc quyền trong khách sạn.
• VIP Check-in: Quy trình nhận phòng riêng dành cho khách VIP, thường có ưu đãi đặc biệt như phục vụ đồ uống miễn phí, phòng đẹp hơn hoặc dịch vụ cá nhân hóa hơn.
• Early Check-in / Late Check-out: Dịch vụ nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn theo yêu cầu của khách. Khách sạn có thể tính thêm phí tùy vào quy định của khách sạn.
• No-Show: Tình trạng khách đã đặt phòng nhưng không đến nhận phòng và cũng không thông báo hủy đặt phòng.
• No-Show Fee: Khoản phí khách phải trả nếu không hủy phòng trước thời gian quy định mà không đến nhận phòng.
• Overbooking: Chiến lược đặt phòng vượt mức số lượng phòng thực tế nhằm tối ưu doanh thu. Chiến lược này cũng có một nhược điểm đó là khách sạn có thể thiếu phòng nếu tất cả khách đều đến nhận phòng cùng thời điểm.
• Rate Parity: Chính sách đảm bảo mức giá phòng đồng nhất trên tất cả các kênh bán phòng trực tuyến, tránh chênh lệch giá.
• Rack Rate: Giá niêm yết chính thức của khách sạn, chưa áp dụng bất kỳ ưu đãi hay chiết khấu nào.
• Flexible Rate: Mức giá linh hoạt, có thể thay đổi tùy vào tình trạng phòng và thời điểm đặt phòng.
• Prepaid Rate: Giá phòng yêu cầu khách thanh toán trước, thường đi kèm chính sách không hoàn tiền nếu hủy phòng.
• Group Booking (Đặt phòng theo nhóm): Hình thức đặt phòng cho các đoàn du lịch, nhóm hội nghị hoặc công ty, thường có mức giá ưu đãi hơn so với đặt lẻ từng phòng.

Thuật ngữ liên quan tới dịch vụ khách hàng (Guest Services/Customer Services)

• Concierge (Nhân viên hỗ trợ khách hàng): Người có nhiệm vụ hỗ trợ khách như đặt vé nhà hàng, tour du lịch, hướng dẫn thông tin về điểm đến, sắp xếp phương tiện di chuyển và đáp ứng các yêu cầu đặc biệt khác.
• Bellboy/Bellman (Nhân viên xách hành lý): Nhân viên chịu trách nhiệm vận chuyển hành lý của khách từ quầy lễ tân lên phòng và ngược lại, đồng thời hỗ trợ khách trong quá trình di chuyển trong khu vực khách sạn.
• Loyalty Program (Chương trình khách hàng thân thiết): Chương trình đặc biệt dành cho khách hàng thường xuyên ghé khách sạn, giúp họ tích lũy điểm thưởng và nhận các ưu đãi như nâng hạng phòng, miễn phí dịch vụ hoặc giảm giá cho những lần lưu trú tiếp theo.
• Special Requests (Yêu cầu đặc biệt): Những yêu cầu riêng của khách hàng nhằm cá nhân hóa trải nghiệm lưu trú, chẳng hạn như đặt giường phụ, chọn phòng có tầm nhìn đẹp, yêu cầu ăn kiêng hoặc phòng ở gần thang máy để thuận tiện di chuyển.
• Guest History (Lịch sử lưu trú của khách): Hồ sơ ghi lại thông tin về những lần khách đã ở tại khách sạn, bao gồm sở thích, thói quen và các yêu cầu đặc biệt trước đây. Dữ liệu này giúp khách sạn cá nhân hóa dịch vụ và mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng trong những lần lưu trú tiếp theo.
• Guest Folio (Hồ sơ của khách): Tài khoản chi tiết ghi nhận tất cả giao dịch tài chính của khách trong suốt thời gian lưu trú, bao gồm chi phí phòng, dịch vụ ăn uống, spa, giặt ủi và các tiện ích khác.
• Guest Amenities (Tiện nghi khách sạn): Những tiện ích mà khách sạn cung cấp để nâng cao trải nghiệm của khách, có thể bao gồm đồ dùng cá nhân trong phòng như dầu gội, kem đánh răng, áo choàng tắm, minibar, hay các dịch vụ bổ sung như phòng gym, hồ bơi và khu vực thư giãn.

Thuật ngữ liên quan đến các dịch vụ phòng (Room Services)

• Room Service (Dịch vụ phòng): Dịch vụ mang thức ăn, đồ uống hoặc bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào đến tận phòng theo nhu cầu của khách. Đây là một trong những tiện ích cao cấp giúp khách hàng tận hưởng sự thoải mái tối đa mà không cần rời khỏi phòng.
• Mini-bar: Quầy bar nhỏ được trang bị trong phòng, cung cấp các loại đồ uống, rượu, nước ngọt và đồ ăn nhẹ. Khách có thể sử dụng bất cứ lúc nào và chi phí sẽ được tính vào hóa đơn khi trả phòng.
• Turn Down Service (Dịch vụ dọn phòng buổi tối): Dịch vụ dọn dẹp phòng vào buổi tối nhằm tạo không gian nghỉ ngơi buổi tối cho khách. Bao gồm những công việc như: thay khăn tắm, sắp xếp giường ngủ và đôi khi còn có những món quà tinh tế như đặt một viên Socola hoặc món quà nhỏ trên giường.
• Pillow Menu (Thực đơn gối): Một số khách sạn cao cấp còn tư vấn cho khách danh sách các loại gối với độ cứng, mềm, kích thước khác nhau, sau đó khách lựa chọn theo sở thích để giấc ngủ thoải mái nhất.
• Smoking Room / Non-Smoking Room: Phòng dành riêng cho khách hút thuốc (Smoking Room) và phòng cấm hút thuốc (Non-Smoking Room). 
• In-house Guest (Khách đang lưu trú): Thuật ngữ dùng để chỉ khách đang ở trong khách sạn tại một thời điểm nhất định. 

Thuật ngữ liên quan đến các dịch vụ tiện ích khác

• Banquet (Tiệc, hội nghị): Dịch vụ tổ chức tiệc, hội nghị hoặc các sự kiện quy mô lớn ngay trong khách sạn.
• Event Planner (Người tổ chức sự kiện): Người tổ chức sự kiện phụ trách lên kế hoạch và điều phối các sự kiện tại khách sạn, từ hội nghị, hội thảo đến tiệc cưới, dạ tiệc sang trọng.
• Room Type (Loại phòng): Hệ thống phân loại phòng dựa trên kích thước, tiện nghi và số lượng giường, bao gồm các loại như phòng đơn (Single Room), phòng đôi (Double Room), phòng gia đình (Family Room), phòng hạng sang (Suite),…
• Executive Room (Phòng doanh nhân): Dòng phòng cao cấp dành riêng cho khách doanh nhân, được trang bị tiện nghi hiện đại như bàn làm việc, dịch vụ in ấn, khu vực lounge riêng và các đặc quyền như bữa sáng miễn phí hoặc phòng họp nhỏ trong khuôn viên khách sạn.
• Lobby (Sảnh khách sạn): Khu vực đầu tiên chào đón khách khi bước vào khách sạn. 
• Lobby Bar: Quầy bar nằm trong khu vực sảnh khách sạn, nơi khách có thể tận hưởng đồ uống, gặp gỡ đối tác hoặc thư giãn sau một ngày dài di chuyển.
• Conference Room (Phòng hội nghị): Không gian dành cho các cuộc họp, hội thảo hoặc sự kiện doanh nghiệp, thường được trang bị hệ thống âm thanh, màn chiếu, wifi và dịch vụ hỗ trợ khác.
• Business Center (Trung tâm dịch vụ văn phòng): Khu vực cung cấp các tiện ích phục vụ công việc, bao gồm máy tính, máy in, fax, dịch vụ phiên dịch và không gian làm việc riêng tư cho khách doanh nhân.
• Shuttle Service (Dịch vụ đưa đón): Dịch vụ đưa đón khách đến các địa điểm như sân bay, ga tàu hoặc trung tâm thành phố và ngược lại.
• Swimming Pool (Bể bơi): Bể bơi là một trong những tiện ích không thể thiếu của khách sạn cao cấp, mang đến không gian thư giãn tuyệt vời cho khách hàng.
• Gym / Fitness Center (Phòng tập thể dục): Khu vực trang bị đầy đủ trang thiết bị dành cho những khách hàng có thói quen tập Gym.
• Sauna (Phòng xông hơi): Dịch vụ xông hơi giúp khách thư giãn, giải tỏa căng thẳng và nâng cao sức khỏe sau một ngày dài.

=>Xem thêm: Các ca làm việc trong khách sạn được tính như thế nào?

Thuật ngữ về chiến lược giá và quản lý doanh thu (Revenue Management)

• Occupancy Rate (Tỷ lệ lấp đầy): Chỉ số phản ánh mức độ sử dụng phòng tại khách sạn, tính theo phần trăm số phòng đã được đặt so với tổng số phòng có sẵn. Đây là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất vận hành và hiệu quả kinh doanh của khách sạn.
• High Season: Mùa cao điểm, thời gian khách du lịch tăng mạnh, khách sạn thường kín phòng và giá phòng có thể tăng.
• Low Season: Mùa thấp điểm, khi nhu cầu giảm, khách sạn thường áp dụng các chương trình ưu đãi để thu hút khách.
• Yield Management (Quản lý doanh thu linh hoạt): Chiến lược điều chỉnh giá phòng dựa trên tình trạng đặt phòng, thời gian lưu trú và nhu cầu, xu hướng thị trường để tối đa hóa doanh thu.
• Late Check-out Fee (Phí trả phòng muộn): Khoản phí áp dụng nếu khách muốn ở lại sau thời gian check-out quy định. Phí này có thể linh hoạt tùy vào chính sách của khách sạn và tình trạng phòng trống.
• Early Check-in Fee (Phí nhận phòng sớm): Mức phí khách phải trả nếu muốn nhận phòng trước giờ check-in tiêu chuẩn. Khách sạn có thể tính phí dựa trên số giờ nhận phòng sớm hoặc cung cấp ưu đãi miễn phí trong một số trường hợp đặc biệt.
• Prepaid Rate (Giá trả trước không hoàn lại khi hủy): Mức giá yêu cầu khách thanh toán trước toàn bộ chi phí phòng. Đây thường là mức giá ưu đãi nhưng đi kèm với chính sách không hoàn tiền nếu khách hủy đặt phòng.
• Flexible Rate (Giá linh hoạt): Giá phòng cho phép khách thay đổi hoặc hủy đặt phòng miễn phí trong thời hạn quy định, phù hợp cho khách có lịch trình không cố định và mong muốn đặt phòng linh hoạt.
• Rack Rate (Giá niêm yết chính thức): Mức giá chuẩn được khách sạn công bố, chưa áp dụng bất kỳ chương trình giảm giá hay khuyến mãi nào. Giá này thường được dùng làm cơ sở để tạo ra các chương trình ưu đãi hoặc so sánh với các mức giá khác.
• Walk-in Rate (Giá cho khách vãng lai): Mức giá dành cho khách đến khách sạn mà không đặt phòng trước. Thông thường, giá này có thể cao hơn so với mức giá đặt qua các kênh trực tuyến, do khách sạn không cần cạnh tranh giá trên các nền tảng đặt phòng.

Thuật ngữ viết tắt trong quản lý và vận hành khách sạn

• PMS – Property Management System (Hệ thống quản lý khách sạn): Phần mềm quản lý các hoạt động của khách sạn, bao gồm đặt phòng, thanh toán, kiểm soát tình trạng phòng và các dịch vụ liên quan, giúp tối ưu hóa vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• RMS – Revenue Management System (Hệ thống quản lý doanh thu): Công cụ giúp tối ưu hóa giá phòng bằng cách phân tích dữ liệu cung – cầu, xu hướng thị trường và tỷ lệ đặt phòng, nhằm mang lại doanh thu cao nhất cho khách sạn.
• FOM – Front Office Manager (Quản lý bộ phận lễ tân): Người chịu trách nhiệm giám sát và điều phối hoạt động tại quầy lễ tân, nhằm đảm bảo quy trình tiếp đón khách diễn ra chuyên nghiệp.
• GM – General Manager (Giám đốc điều hành khách sạn): Lãnh đạo cao nhất tại khách sạn, chịu trách nhiệm điều hành và giám sát mọi hoạt động để khách sạn vận hành hiệu quả.
• HOD – Head of Department (Trưởng bộ phận): Người đứng đầu từng bộ phận trong khách sạn như lễ tân, buồng phòng, ẩm thực, tài chính…
• SOP – Standard Operating Procedure (Quy trình vận hành tiêu chuẩn): Hệ thống quy định và hướng dẫn chi tiết cho từng công việc trong khách sạn.
• OCC – Occupancy (Tỷ lệ phòng đã bán): Chỉ số đo lường tỷ lệ phần trăm số phòng đã được bán so với tổng số phòng có sẵn trong khách sạn.
• FP – Full Price (Giá phòng đầy đủ): Mức giá niêm yết chính thức của khách sạn, không áp dụng bất kỳ chương trình khuyến mãi hay ưu đãi nào. 

Thuật ngữ viết tắt dùng trong hệ thống đặt phòng và kênh phân phối

• GDS – Global Distribution System (Hệ thống phân phối toàn cầu): Hệ thống kết nối các đại lý du lịch với khách sạn trên toàn thế giới, giúp khách hàng đặt phòng thông qua các kênh trung gian như Amadeus, Sabre, Galileo và Worldspan. Đây là công cụ giúp khách sạn tiếp cận khách hàng doanh nghiệp và khách quốc tế.
• OTA – Online Travel Agent (Đại lý du lịch trực tuyến): Các nền tảng đặt phòng trực tuyến như Booking.com, Agoda, Expedia, giúp khách sạn tiếp cận khách hàng nhanh chóng và mở rộng phạm vi bán phòng.
• CRO – Central Reservation Office (Văn phòng đặt phòng trung tâm): Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và xử lý các yêu cầu đặt phòng cho toàn bộ hệ thống khách sạn.
• LRA – Last Room Availability (Chính sách đặt phòng cuối cùng có sẵn): Chính sách cho phép khách sạn bán phòng cuối cùng còn trống với mức giá thông thường thay vì tăng giá đột biến, giúp khách hàng đặt phòng dễ hơn trong những thời điểm cao điểm.
• HD – Hotel Distribution (Phân phối khách sạn): Hệ thống phân phối mà khách sạn sử dụng để bán phòng, bao gồm OTA, GDS, website chính thức của khách sạn và các kênh đặt phòng trực tiếp khác.
• TAR – Travel Agent Rate (Mức giá ưu đãi dành cho đại lý du lịch): Mức giá đặc biệt mà khách sạn áp dụng cho các đại lý du lịch khi đặt phòng, thường thấp hơn giá thị trường nhằm thúc đẩy doanh số đặt phòng qua các kênh du lịch.
• TA – Travel Agent (Đại lý du lịch): Cá nhân hoặc công ty chuyên cung cấp dịch vụ đặt phòng khách sạn, vé máy bay và tổ chức các tour du lịch trọn gói. 

Thuật ngữ viết tắt dùng cho tình trạng phòng

• AE – Arrival Expected (Chuẩn bị buồng trống cho khách): Những phòng cần được chuẩn bị sẵn sàng cho khách dự kiến đến nhận phòng trong ngày.
• CIP – Cleaning in Progress (Phòng đang được làm sạch): Phòng đang trong quá trình dọn dẹp bởi nhân viên housekeeping. Phòng này chưa thể giao cho khách cho đến khi công việc dọn phòng hoàn tất và được kiểm tra chất lượng.
• DND – Do Not Disturb (Phòng yêu cầu không làm phiền): Khách yêu cầu không bị làm phiền, nhân viên khách sạn không được vào phòng hoặc thực hiện bất kỳ dịch vụ nào cho đến khi khách rút yêu cầu.
• DL – Double Locked (Phòng khóa kép): Phòng được khóa hai lớp để đảm bảo an toàn tối đa, thường được sử dụng trong các tình huống đặc biệt như bảo vệ sự riêng tư của khách VIP hoặc phòng đang bị cách ly.
• O / OC – Occupied (Phòng có khách): Phòng đã có khách lưu trú, không thể bán cho khách khác cho đến khi khách check-out.
• On-change – Phòng khách đã check-out nhưng chưa dọn dẹp: Phòng đã được khách trả nhưng vẫn chưa được làm sạch và kiểm tra trước khi giao cho khách mới.
• OOO – Out of Order (Phòng không được bán): Phòng không thể được bán do bảo trì, sửa chữa hoặc các vấn đề liên quan khác. Phòng này sẽ không được tính vào công suất phòng sẵn có của khách sạn.

• OOS – Out of Service (Phòng không đảm bảo dịch vụ): Phòng gặp sự cố nhỏ như hỏng đèn, điều hòa, TV… nhưng không ảnh hưởng đến kết cấu phòng. Phòng này có thể được sửa chữa nhanh chóng và đưa vào hoạt động trở lại.
• HU – House Use (Phòng sử dụng cho mục đích nội bộ): Phòng được sử dụng cho các hoạt động nội bộ của khách sạn như dành cho nhân viên cấp cao, thử nghiệm dịch vụ hoặc phục vụ các sự kiện đặc biệt.
• V – Vacant (Phòng trống): Phòng chưa có khách nhưng có thể chưa được dọn sạch hoặc kiểm tra lại.
• VC – Vacant Clear (Phòng trống sạch): Phòng đã trống, được dọn dẹp kỹ lưỡng và sẵn sàng giao cho khách mới.
• VD – Vacant Dirty (Phòng trống chưa được làm sạch): Phòng trống nhưng chưa được housekeeping dọn dẹp. Cần vệ sinh trước khi bàn giao cho khách mới.
• VR – Vacant Ready (Phòng trống đã sẵn sàng cho khách): Phòng đã được làm sạch, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng và sẵn sàng để khách nhận phòng.
• SLO – Sleep-out (Phòng có khách nhưng khách không ngủ lại): Phòng có khách nhưng khách không nghỉ qua đêm tại khách sạn. Điều này có thể xảy ra khi khách chỉ sử dụng phòng để lưu giữ hành lý hoặc tắm rửa mà không ngủ tại đó.
• Lock-out – Phòng bị khóa: Phòng bị khóa từ bên ngoài để ngăn khách vào lại, thường do khách chưa thanh toán hoặc có vấn đề liên quan đến quy định của khách sạn.

Trên đây là danh sách một số thuật ngữ viết tắt trong khách sạn mà HCCT đã tổng hợp được. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã có những thông tin hữu ích và nắm được các thuật ngữ chỉ người trong ngành du lịch khách sạn mới hiểu, nhằm nâng cao sự chuyên nghiệp trong công việc của mình!