Tổng hợp các bộ phận trong nhà hàng khách sạn

Mỗi bộ phận trong khách sạn đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo khách sạn hoạt động trơn tru, hiệu quả. Vậy cụ thể, trong khách sạn có những bộ phận nào? Cùng trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội (HCCT) điểm qua các bộ phận trong nhà hàng khách sạn dưới đây nhé!

Bộ phận quản lý cấp cao 

Bộ phận quản lý cấp cao được ví như đầu tàu quyết định sự thành bại của khách sạn. Bộ phận này bao gồm các vị trí như: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Trợ lý Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành, Tổng Thư ký, Giám đốc các khối/phòng ban, cùng Trưởng/Quản lý các bộ phận quan trọng.

Các nhiệm vụ chính của bộ phận quản lý cấp cao là: 

• Lãnh đạo và quản lý: Hoạch định chiến lược, giám sát chất lượng dịch vụ, hiệu suất công việc của từng phòng ban sao cho quy trình vận hành của khách sạn luôn luôn chuyên nghiệp.
• Phân công và đào tạo: Tuyển dụng, đào tạo và xây dựng đội ngũ nhân sự xuất sắc, thúc đẩy phát triển năng lực của từng nhân viên.
• Xây dựng quy chuẩn: Đề ra các quy định, nội quy nơi làm việc nhằm duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật và hiệu quả.

Bộ phận lễ tân

Bộ phận lễ tân được xem là đại điện cho hình ảnh của khách sạn, bộ phận này trực tiếp xây dựng ấn tượng đầu tiên và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác. Bộ phận lễ tân chính là cầu nối giữa khách hàng với khách sạn và giữ vai trò truyền thông tin giữa các bộ phận nhằm đáp ứng tốt các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.

Ngoài ra, bộ phận lễ tân cũng cung cấp những dữ liệu về nhu cầu thị trường, xu hướng khách hàng, giúp ban giám đốc có cái nhìn tổng quan về cơ cấu khách lưu trú và nguồn khách. Những thông tin này là cơ sở để lãnh đạo hoạch định chiến lược kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa doanh thu.

Nhiệm vụ chính của bộ phận lễ tân:

• Tiếp đón khách: Chào đón khách, hỗ trợ thủ tục nhận và trả phòng, giải đáp thắc mắc, tạo cảm giác thoải mái ngay từ những giây phút đầu tiên khách bước vào sảnh khách sạn.
• Xử lý yêu cầu khách hàng: Tiếp nhận và nhanh chóng chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan để đảm bảo quy trình tiếp đón và lưu trú của khách diễn ra suôn sẻ.
• Quản lý thông tin & thanh toán: Lưu trữ dữ liệu khách hàng trên hệ thống, theo dõi chi tiêu và thực hiện thanh toán các dịch vụ phát sinh.
• Báo cáo & điều phối: Cập nhật tình hình khách lưu trú, báo cáo với ban quản lý để có sự điều chỉnh phù hợp nhằm tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Bộ phận buồng phòng – Một trong các bộ phận trong nhà hàng khách sạn

Bộ phận buồng phòng là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp về sự thoải mái và hài lòng của khách trong suốt thời gian lưu trú. Các hoạt động của bộ phận buồng phòng không thể tách rời khỏi bộ phận lễ tân, tạo thành một quy trình vận hành khép kín từ đặt phòng đến trải nghiệm lưu trú. 

Để tối ưu hiệu suất công việc, bộ phận này thường được chia nhỏ thành các nhóm chuyên trách như dọn phòng, giặt ủi, kho vải, vệ sinh công cộng, chăm sóc cây xanh, cắm hoa,… Nhờ vậy, mọi không gian trong khách sạn luôn sạch đẹp và thoải mái.

Nhiệm vụ chính của bộ phận buồng phòng: 

• Vệ sinh, dọn dẹp buồng phòng, chuẩn bị đầy đủ tiện nghi để mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách lưu trú.
• Vệ sinh hàng ngày tại các khu vực buồng phòng, tiền sảnh và không gian công cộng.
• Định kỳ kiểm tra tình trạng phòng, trang thiết bị, vật dụng để kịp thời phát hiện và xử lý sự cố.
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ: Đáp ứng các yêu cầu của khách liên quan đến buồng phòng, giặt ủi và thông báo nhanh chóng đến bộ phận lễ tân về các vấn đề phát sinh.

Bộ phận nhà hàng 

Bộ phận nhà hàng giữ vai trò quan trọng trong hệ thống dịch vụ khách sạn, chỉ đứng sau bộ phận buồng phòng về doanh thu. Bộ phận nhà hàng mang đến những hương vị ẩm thực tinh tế, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu khách sạn.

Bộ phận nhà hàng bao gồm hai mảng chính:

• Bộ phận Bếp: Chịu trách nhiệm chế biến món ăn, sáng tạo thực đơn phong phú, đảm bảo chất lượng và an toàn thực phẩm.
• Bộ phận Bàn & Bar: Trực tiếp phục vụ khách hàng, mang đến những trải nghiệm ẩm thực đẳng cấp.

Chức năng cốt lõi của bộ phận nhà hàng là cung cấp thực đơn đa dạng, đáp ứng nhu cầu ẩm thực của khách lưu trú và khách vãng lai. Dịch vụ ăn uống của khách sạn bắt buộc phải đạt tiêu chuẩn an toàn, chất lượng, góp phần gia tăng lợi nhuận cho khách sạn.

Nhiệm vụ chính của bộ phận nhà hàng:

• Quản lý toàn bộ quy trình chế biến, phục vụ và điều phối dịch vụ ăn uống trong khách sạn.
• Đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách hàng cũng như nhân viên khách sạn.
• Tổ chức tiệc, hội nghị, tiệc cưới, sự kiện dịp đặc biệt theo yêu cầu của khách hàng.
• Phối hợp với các bộ phận khác để nâng cao chất lượng phục vụ và tối ưu trải nghiệm khách hàng.

=> Xem thêm: Các tình huống trong khách sạn nhà hàng và cách xử lý

Bộ phận hành chính nhân sự

Bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò cốt lõi trong xây dựng và duy trì bộ máy vận hành của khách sạn. Bộ phận này chính là người kiến tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đảm bảo hệ thống nhân lực luôn vận hành tối ưu.

Chức năng chính của bộ phận hành chính nhân sự là tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự, đảm bảo khách sạn sở hữu đội ngũ nhân viên chất lượng cao. Cùng với đó, bộ phận này cũng đặt ra các quy chế, chính sách nội bộ nhằm duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật và công bằng.

Các nhiệm vụ chính của bộ phận hành chính nhân sự:

• Tổ chức & sắp xếp nhân sự: Phân công nhiệm vụ, sắp xếp vị trí làm việc phù hợp với từng nhân sự nhằm tối ưu hiệu suất lao động.
• Ban hành, xây dựng các thể chế, quy định nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp trong vận hành.
• Theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, tiếp thu ý kiến từ cấp trên và quản lý trực tiếp để cải thiện chất lượng nguồn nhân lực.
• Lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng giúp nhân viên phát triển và gắn bó lâu dài với khách sạn.

Bộ phận kỹ thuật 

Bộ phận kỹ thuật chính là hậu phương vững chắc, chịu trách nhiệm duy trì mọi hệ thống, thiết bị kỹ thuật trong khách sạn luôn hoạt động ổn định. Một khách sạn vận hành có trơn tru hay không chính là nhờ vào sự tận tâm và chuyên nghiệp của đội ngũ kỹ thuật. 

Các nhiệm vụ chính của bộ phận kỹ thuật bao gồm:

• Kiểm tra, theo dõi và bảo trì định kỳ các hệ thống thiết bị trong khách sạn để tránh hỏng hóc, gián đoạn quá trình sử dụng.
• Xử lý các sự cố kỹ thuật theo yêu cầu từ các bộ phận khác nhanh chóng để không ảnh hưởng đến khách hàng.
• Chuẩn bị cho các sự kiện: Bày trí sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng cho hội nghị, hội thảo hoặc các sự kiện đặc biệt theo yêu cầu của khách.

Bộ phận kinh doanh tổng hợp 

Bộ phận kinh doanh tổng hợp đóng vai trò chiến lược trong việc mở rộng thị trường, thu hút khách hàng và tối ưu doanh thu cho khách sạn. Bộ phận này bao gồm hai mảng chính đó là bộ phận kinh doanh (sale) và bộ phận Marketing. Chức năng chính của bộ phận này là tìm kiếm khách hàng cho các dịch vụ chính như lưu trú, ẩm thực, tổ chức sự kiện, phát triển thị trường, gia tăng độ nhận diện thương hiệu khách sạn.

Các nhiệm vụ chính của bộ phận kinh doanh tổng hợp:

• Lên kế hoạch, tìm kiếm và tiếp cận nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng.
• Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh để đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
• Phân tích hiệu quả kinh doanh, thống kê dữ liệu để tối ưu chiến lược kinh doanh.
• Khảo sát ý kiến khách hàng, đề xuất nâng cấp dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao.

Bộ phận quầy hàng

Bộ phận quầy hàng là bộ phận mang lại doanh thu bổ sung bằng cách bán hàng lưu niệm. Nhờ vậy mà khách sạn tạo được dấu ấn riêng, mang đến cho khách lưu trú những món quà độc đáo, ý nghĩa dành tặng người thân.

Bộ phận vui chơi – giải trí

Bộ phận vui chơi – giải trí giúp gia tăng sự lựa chọn cho khách hàng, mang đến những giây phút thư giãn và tận hưởng trọn vẹn tất cả trong một. Bộ phận này bao gồm khu thể thao, spa, massage, casino, vũ trường…, tạo nên một hệ sinh thái giải trí phong phú ngay trong khách sạn. Chức năng nổi bật của khách sạn đó là gia tăng giá trị thương hiệu, giúp khách sạn trở thành điểm đến lý tưởng không chỉ để nghỉ dưỡng mà còn để tận hưởng cuộc sống.

Mặc dù mỗi bộ phận trong khách sạn lại đảm nhiệm những công việc khác nhau với chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng tất cả đều hướng đến một mục tiêu chung: đáp ứng và làm hài lòng khách hàng thông qua chất lượng dịch vụ. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận là cách khách sạn giữ chân khách hàng trung thành và thu hút thêm nhiều khách mới, tạo dựng nền tảng phát triển bền vững.