Các vị trí của lễ tân khách sạn

Không phải là một ngành mới trong hệ thống các ngành nghề dịch vụ ở Việt Nam. Lễ tân là một ngành, một nghề, có vị trí làm việc ở nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau trong nền kinh tế, vị trí việc làm này không chỉ có ở các loại hình doanh nghiệp mà kể cả một số cơ quan nhà nước cũng tồn tại bộ phận lễ tân. Nhưng khác với các loại hình doanh nghiệp và cơ quan khác thì bộ phận lễ tân trong khách sạn gồm những vị trí nào. ngay sau đây chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn thấy được các vị trí của lễ tân trong khách sạn.

1. Nhân viên lễ tân

Nhân viên lễ tân trong khách sạn là người đại diện cho khách sạn làm thủ tục nhận buồng cho khách khi khách đến khách sạn, là người tiếp xúc với khách nhiều nhất trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn. Ở vị trí rất quan trọng này nhân viên lễ tân luôn phải thể hiện được tính chuyên nghiệp nhà nghề, thể hiện tốt phong cách giao tiếp, thái độ hiếu khách, lịch sự, thân thiện đối với khách. Nhân viên lễ tân phải có mối quan hệ chặt chẽ đối với các nhân viên trong bộ phận và các nhân viên trong khách sạn.

Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên lễ tân gồm:

– Thực hiện tốt công việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký khách và chuẩn bị đón khách.

– Chào đón khách khi khách đến khách sạn và làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách khi khách đến nhận buồng.

– Phối hợp với bộ phận buồng để cập nhật, xác định chính xác tình trạng buồng hàng ngày, Phân bổ buồng một cách hợp lý chính xác cho khách. Xác định thời gian lưu trú của khách.

– Sử dụng tốt các kỹ năng bán buồng có hiệu quả, nắm vững vị trí, giá cả, giá của từng loại buồng. Thỏa thuận giá buồng và xác định phương thức thanh toán của khách.

– Nắm vững sản phẩm, dịch vụ của khách sạn, giá cả của các loại dịch vụ, thực hiện tốt việc quảng cáo các sản phẩm, dịch vụ của khách sạn, khéo léo thuyết phục khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn.

– Sắp xếp mọi giấy tờ, thư từ, phiếu nhắn tin của khách và khách sạn đúng nơi quy định, chuyển thư từ, phiếu nhắn tin kịp thời cho khách và các bộ phận trong khách sạn.

– Giải quyết nhanh có hiệu quả các thắc mắc phàn nàn của khách. Phối hợp với bộ phận bảo dưỡng để sửa chữa những trang thiết bị hỏng hóc trong buồng, kịp thời đưa các buồng đang bảo dưỡng vào sử dụng.

– Cung cấp các thông tin theo yêu cầu của khách. Thực hiện tốt việc giao dịch qua điện thoại. Bảo quản chìa khóa buồng của khách.

– Giữ gìn ngăn nắp và sạch sẽ khu vực làm việc.

2.Nhân viên nhận đặt buồng

Nhân viên nhận đặt buồng cũng là người đại diện cho khách sạn giới thiệu và bán buồng cho khách. Bộ phận nhận đặt buồng có mối quan hệ chặt chẽ với bộ phận marketing của khách sạn, đặc biệt khi nhận đặt buồng cho các đoàn khách lớn.

 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên nhận đặt buồng gồm:

– Tiếp nhận các yêu cầu đặt buồng của khách một cách trực tiếp hoặc gián tiếp, thông tin kịp thời về tình trạng, loại buồng và khách sạn cho khách.

– Chuẩn bị và gửi thư đặt buồng cho các công ty, các đại lý du lịch và các hãng lữ hành.

– Lập và bảo quản các hồ sơ đặt buồng, sắp xếp thứ tự các hồ sơ đặt buồng theo ngày đến và tên khách theo bảng chữ cái alphabet vào giá đựng hồ sơ đặt buồng.

– Thực hiện việc sửa đổi đặt buồng, hủy đặt buồng và nhận lại đặt buồng đã hủy, kịp thời chuyển các thông tin về tình trạng buồng cho các bộ phận có liên quan.

– Theo dõi chính xác số buồng trống trên cơ sở số buồng đã nhận. Làm báo cáo về tình hình đặt buồng và chuyển cho giám đốc lễ tân theo dõi.

– Trao đổi thông tin đặt buồng với nhân viên lễ tân. Hỗ trợ nhân viên lễ tân chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký khách. Chuẩn bị danh sách khách chuẩn bị đến và đi trong ngày.

– Kết hợp với bộ phận marketing bán buồng, góp phần tối đa hóa công suất buồng, tăng doanh thu cho khách sạn.

3. Nhân viên thu ngân

Nhân viên thu ngân chủ yếu tập trung vào phục vụ thanh toán cho khách tại thời điểm khách lưu trú hoặc hết thời gian lưu trú.

 Công việc cụ thể của nhân viên thu ngân gồm:

– Theo dõi, cập nhật các chi phí của khách. Cân đối các tài khoản của khách khi hết ca. Lưu các dữ liệu khách đã thanh toán vào hồ sơ lưu. Làm báo cáo doanh thu của từng ca.

– Hàng ngày thực hiện việc đổi tiền cho khách.

– Chịu trách nhiệm quản lý sử dụng quỹ giao dịch tại bộ phận lễ tân để thực hiện các giao dịch với khách.

– Quản lý các phiếu thanh toán dịch vụ của các bộ phận cung cấp dịch vụ đối với từng khách, làm chứng từ gốc cho việc thanh toán khi khách trả buồng.

– Thực hiện trước công việc chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách.

– Làm thủ tục thanh toán, thu ngân khi khách trả buồng.

– Kiểm kê, bảo quản và nộp tiền cho bộ phận kế toán của khách sạn số tiền thu được sau mỗi ca làm việc.

– Kết hợp với bộ phận kế toán và bộ phận marketing đòi các khoản nợ trả chậm của các công ty, đại lý du lịch.

4. Nhân viên tổng đài

Nhân viên tổng đài thường tiếp xúc chủ yếu với khách qua điện thoại, nhân viên tổng đài đóng vai trò quan trọng trong việc giới thiệu khách sạn với khách, do vậy giọng nói truyền cảm thân mật của nhân viên tổng đài rất cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả trong giao tiếp với khách hàng.

 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên tổng đài gồm:

– Trả lời tất cả cuộc điện thoại gọi đến và chuyển các cuộc gọi lên buồng cho khách và các bộ phận trong khách sạn.

– Giúp khách thực hiện các cuộc gọi ra ngoài khách sạn.

– Ghi chép, lưu các cuộc điện thoại đường dài và quốc tế của khách.

– Lập và chuyển cho bộ phận thu ngân các phiếu thanh toán dịch vụ điện thoại mà khách đã sử dụng.

– Nhận và chuyển tin nhắn cho khách.

– Nhận, cài đặt, kiểm tra các yêu cầu báo thức của khách.

– Cung cấp mọi thông tin mà khách yêu cầu.

5.Nhân viên bộ phận quan hệ khách hàng

 Nhân viên bộ phận quan hệ khách hàng là cầu nối cần thiết giữa khách hàng và khách sạn. Đây là bộ phận tiếp xúc với tất cả các khách hàng trong khách sạn vì vậy thường họ có khả năng sử dụng thông thạo ít nhất hai ngoại ngữ trong đó có một ngoại ngữ phục vụ cho đối tượng khách là thị trường mục tiêu của khách sạn. Cũng giống như nhân viên lễ tân, nhân viên quan hệ khách hàng phải có phong cách giao tiếp, lịch sự, nhiệt tình và hiếu khách.

Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên quan hệ khách hàng gồm:

– Chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký khách sạn cho khách đoàn và khách quan trọng.

– Chuẩn bị chu đáo cho việc đón tiếp khách quan trọng như kiểm tra vệ sinh, thiết bị và đồ đặt buồng.

– Làm thủ tục đăng ký cho khách quan trọng và khách đoàn.

– Kết hợp với nhân viên lễ tân tiếp khách, đặc biệt khách quan trọng và khách đoàn.

– Kết hợp với bộ phận hỗ trợ đón tiếp tổ chức các chuyến tham quan du lịch theo yêu cầu cho khách.

– Cung cấp mọi thông tin về dịch vụ theo yêu cầu của khách.

– Đặt vé máy bay, đổi lịch trình bay, khẳng định lại vé máy bay cho khách. Đặt báo và tạp chí nước ngoài cho khách. Chuyển quà tặng sinh nhật của khách sạn cho khách.

– Đặt buồng khách sạn cho khách khi khách đi địa phương khác.

– Kết hợp với nhân viên lễ tân giải quyết mọi thắc mắc phàn nàn của khách.

– Giúp đỡ nhân viên thu ngân làm thủ tục thanh toán cho khách.

– Thăm dò và phản ánh mọi nhận xét của khách về khách sạn cho trợ lý giám đốc lễ tân.

6. Nhân viên hỗ trợ đón tiếp

– Nhân viên lái xe

+ Chịu trách nhiệm đưa đón khách từ sân bay về khách sạn và từ khách sạn trở lại sân bay. Đưa khách đi tham quan, dã ngoại. Lái xe cho khách khi khách có nhu cầu thuê xe của khách sạn.

– Nhân viên trực cửa

+ Chào đón khách khi khách đến khách sạn. Mở cửa đại sảnh khi khách ra vào khách sạn. Mở cửa xe cho khách, kết hợp với nhân viên vận chuyển giúp khách chuyển hành lý vào và ra khỏi khách sạn. Cung cấp các thông tin theo yêu cầu của khách.

+ Chào tạm biệt và chúc khách lên đường thượng lộ bình an.

– Nhân viên vận chuyển hành lý

+ Nhân viên vận chuyển hành lý chịu trách nhiệm vận chuyển hành lý cho khách vào và ra khỏi khách sạn. Kết hợp với nhân viên lễ tân hoặc nhân viên quan hệ khách hàng chỉ dẫn khách về buồng.

+ Giới thiệu và hướng dẫn khách sử dụng các trang thiết bị trong buồng khách. Giúp khách chuyển buồng khi khách yêu cầu.

+ Chuyển thư từ, bưu phẩm, phiếu nhắn tin, hoa cho khách và các bộ phận trong khách sạn, qua của khách tới địa chỉ mà khách yêu cầu.

7. Nhân viên kiểm toán ban đêm

        Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán ban đêm gồm:

– Nhập dữ liệu, kiểm tra và đối chiếu lại các khoản thu thực tế trong ngày với số liệu trong máy vi tính và trên sổ sách, chứng từ.

– Cập nhật tiền buồng, thuế vào các tài khoản của khách đang lưu trú.

– Cân đối sổ sách về các khoản thu từ các dịch vụ khác ngoài tiền buồng với báo cáo của bộ phận thu ngân.

– Lập báo cáo tổng kết kết quả hoạt động tài chính trong ngày của khách sạn.

– Lập báo cáo doanh thu của từng bộ phận cung cấp dịch vụ trong khách sạn.

– Theo dõi doanh thu buồng, công suất sử dụng buồng, các số liệu thống kê khác.

– Chuẩn bị các hóa đơn chứng từ, sổ cái kế toán lễ tân để báo cáo kế toán.

– Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho ca sáng hôm sau.

– Làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách đến muộn, khách trả buồng đột xuất.

– Trả lời các cuộc điện thoại.

– Kiểm tra lại việc cài đặt báo thức.

– Nhận đặt buồng, cung cấp các thông tin theo yêu cầu của khách.

– Đổi ngày trên máy vi tính.

– Vệ sinh khu vực làm việc và bàn giao cho ca sáng.

Để có được tính chuyên nghiệp về nghiệp vụ khi làm việc tại vị trí lễ tân ngoài những khả năng vốn có của bản thân bạn cần được đào tạo một cách bài bản và khoa học. Bạn sẽ được trang bị những kiến thức tại nhà trường trong tiết học lý thuyết và thực hành đồng thời được học thực tế nghề nghiệp, trải nghiệm thú vị  tại các vị trí lễ tân trong các khách sạn lớn dưới sự hướng dẫn của giáo viên và cán bộ quản lý của khách sạn.

Tất cả những hoạt động dạy và học trên Trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội  (HCCT) chúng tôi đều mang đến cho bạn những điều mới mẻ và thú vị nhất trong thời gian học tập tại trường. Còn chần chừ gì nữa nếu bạn muốn trở thành nhân viên lễ tân giỏi trong các khách sạn. Hãy đăng ký ngày hôm nay bạn nhé!

Nộp hồ sơ xét tuyển ngay!

Trong năm 2023 trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội tiếp tục tuyển sinh tất cả các ngành đào tạo bằng phương thức xét điểm học bạ. Chỉ cần tốt nghiệp THCS (Hệ song song 2 chương trình THPT và Trung cấp) hoặc THPT (Hệ Cao đẳng và Trung cấp), bạn đã có thể theo đuổi ngành học mà mình mong muốn.

Chỉ với 3 bước dễ dàng, bạn đã có thể trở thành học viên của trường:

* Bước 1: Đăng ký trên website: http://tuyen-sinh.hcct.edu.vn/

* Bước 2: Kết bạn qua zalo số Hotline: 0868841179

* Bước 3: Chụp ảnh học bạ lớp 11 hoặc học kì 1 lớp 12 và gửi qua zalo số Hotline

Người thực hiện: Minh Tâm